Huishoudelijk Reglement

Artikel 1.

De leden zijn verplicht zich strikt te houden aan het ter plaatse geldende baanreglement en aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van het bestuur en/of parkcommissie.

Artikel 2.

De leden zijn verplicht adresveranderingen -ten spoedigste aan de ledenadministratie op te geven. De contributies worden door de vereniging automatisch geïncasseerd. De informatie over de incassering is gepubliceerd op de website van de vereniging.

Het bestuur zal aan de leden welke hun contributie niet middels incassering konden worden geïnd, éénmaal een herinnering tot betaling sturen. Indien een lid dan binnen de gestelde termijn nog niet aan zijn betalingsverplichting heeft voldaan, is het lid vanaf die datum niet meer bevoegd de aan het lidmaatschap verbonden rechten uit te oefenen totdat hij geheel aan zijn financiële verplichtingen heeft voldaan. Gedurende deze periode blijft het desbetreffende lid verplicht te voldoen aan alle verplichtingen die uit het lidmaatschap voortvloeien.

Artikel 3.

De leden hebben het recht bij alle bijeenkomsten (geen bestuurs-, en commissievergaderingen zijnde) wedstrijden en andere evenementen van de vereniging aanwezig te zijn.

 

VERGADERINGEN.

Artikel 4.

De vergaderingen van het bestuur worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie bestuursleden dit wensen. De voorzitter heeft in deze vergaderingen de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle leden bij ieder agendapunt te limiteren, alsmede de vergadering te schorsen of te verdagen.

Artikel 5.

Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door middel van verzending van een digitale uitnodiging per mail aan ieder bestuurslid, tenminste 7 dagen vóór de datum van de vergadering. Tot het bij- een roepen van een bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd. Hij is daartoe verplicht op verzoek van tenminste drie bestuursleden. Indien aan dit verzoek binnen 14 dagen geen gevolg wordt gegeven en de bestuursvergadering niet binnen 28 dagen na indiening van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd.

Artikel 6.

Kandidaatstelling voor een door de algemene vergadering te verkiezen functionaris geschiedt door het bestuur en/of door vijf – senior leden, ereleden of leden van verdienste. -Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt, nadat het bestuur zich heeft vergewist, dat de te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden. Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk 7 dagen voor de algemene vergadering.

Artikel 7.

Een besluit van- of benoeming door de algemene vergadering niet rechtstreeks betrekking hebbende op een agendapunt van de vergadering, is ongeldig, met inachtneming van artikel 16 van de statuten. Een uitzondering op deze regel geldt, indien een zodanig besluit is opgenomen of een zodanig benoemde is gekozen met minstens twee/derde van het aantal geldig uitgebrachte stemmen – blanco stemmen daaronder niet begrepen - en naar aanleiding van een voorstel, dat naar het oordeel van het bestuur als urgent is' te beschouwen mits het geen voorstel betreft tot ontzetting, statutenwijziging of ontbinding van de vereniging.

Artikel 8.

De agenda van de algemene vergadering bevat, behalve de uit de statuten of de voorgaande artikelen van dit reglement voortvloeiende punten, ieder voorstel, dat tenminste 7 dagen vóór de verzending van de convocaties door tenminste vijf leden schriftelijk bij de secretaris is ingediend, alsmede al hetgeen de tot bijeenroeping van de vergadering bevoegden daarin wensen op te nemen.

Artikel 9.

Alle op de agenda van een vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij ieder punt wordt tevens behandeld ieder mondeling door een lid staande de vergadering gedaan voorstel, hetwelk rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt, mits in geval van een algemene ledenvergadering, ondersteund door tenminste 4 andere leden.

 

COMMISSIES

Artikel 10.

De algemene vergadering en het bestuur kunnen één of meerdere commissies benoemen, met algemene of bijzondere opdrachten, welke zich niet mogen uitstrekken buiten de grenzen van de bevoegdheden van de benoemde commissie. Deze commissie en de door het bestuur ingestelde commissies blijven te allen tijde verantwoordelijk tegenover de instantie die hen heeft benoemd. Bij of na de benoeming kunnen tevens de bevoegdheden en verplichtingen van iedere commissie worden geregeld of gewijzigd. De commissies- met uitzondering van de commissie aIs bedoeld in artikel 11 lid 4 van de statuten- kunnen te allen tijde door het bestuur worden ontbonden. Ook kunnen één of meer leden daarvan als zodanig .door het bestuur worden ontslagen en al dan niet door anderen worden vervangen.

Artikel 11.

De commissie, als bedoeld in artikel 11 lid 4 van de statuten, bestaat uit 2 leden. Deze leden hebben 2 jaar zitting; ieder jaar wordt het langstzittende lid vervangen door een nieuw te kiezen lid, welk nieuw gekozen lid weer wordt benoemd voor een periode van 2 jaar. Een tussentijdse vacature wordt opgevuld door een plaatsvervangend lid. Dit plaatsvervangend lid zal in het volgende verenigingsjaar, bijvoorkeur, door de algemene vergadering worden benoemd tot lid van de commissie in de plaats van dat lid van de commissie, dat het langst in de commissie zitting gehad heeft.

Artikel 12.

Door het bestuur worden alle commissies voor de duur van één jaar aangewezen, met uitzondering van de kascommissie.

 

VRIJWILLIGERSVERGOEDINGEN

Artikel 13.

Binnen de vereniging gelden de volgende vergoedingen voor vrijwilligers:

  • De leden van de parkcommissie ontvangen jaarlijks een vrijwilligersvergoeding van € 100,00 voor de door hen uitgevoerde werkzaamheden.
  • De barmedewerkers ontvangen een vrijwilligersvergoeding van €20,00 per gedraaide bardienst. De duur van een bardienst is minimaal 5 uur.
  • Bestuursleden en overige vrijwilligers ontvangen geen vrijwilligersvergoeding van de vereniging voor de door hen uitgevoerde werkzaamheden.

Artikel 14.

Vrijwilligers kunnen gemaakte onkosten declareren. Declaraties van vrijwilligers worden door de penningmeester alleen uitbetaald indien de declaratie is voorzien van originele bonnen/inkoopfacturen en vallen binnen de begroting van de vereniging. Declaraties dienen zo snel mogelijk, te worden ingediend. Declaraties van niet begrote activiteiten of uitgaven kunnen alleen worden vergoed als tevoren akkoord is verkregen van de penningmeester of een ander bestuurslid voor de betreffende uitgave. Declaraties moeten worden ingediend op daartoe beschikbaar gestelde en volledig ingevulde formulieren en zijn voorzien van alle betaalbewijzen.

 

BESLUITVORMING

Artikel 15.

Verlangt omtrent een aan de orde gesteld voorstel geen van de stemgerechtigde ledenstemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen.

In het tegenovergestelde geval wordt tot stemming overgegaan. Indien meerdere personen voor een functie kandidaat gesteld zijn, wordt tot stemming overgegaan.

Artikel 16.

Stemming over personen geschiedt door middel van gesloten briefjes, tenzij bij acclamatie, ingeval geen van de aanwezigen hoofdelijke stemming wenst. Ter bepaling van het resultaat van de stem-ming blijven ongeldige – en blanco – stemmen buiten beschouwing. Een stem is ongeldig, indien op het stembriefje iets anders is aangegeven dan noodzakelijk is voor het uitbrengen van de stem. Indien een ingediend voorstel niet de vereiste meerderheid heeft verworven, is het niet aangenomen.

Artikel 17.

Ingeval van verkiezing wordt over iedere benoeming apart gestemd. Door de algemene vergadering kan slechts een persoon worden gekozen, die kandidaat is gesteld op de wijze als bij de statuten en het huishoudelijk reglement is geregeld. Dit geldt niet ten aanzien van de benoeming van ereleden. Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen, tenzij bij statuten of huishoudelijk reglement anders is bepaald. Bij staking van de stemmen wordt een voorstel als verworpen beschouwd.

 

BESTUUR

Artikel 18.

De op statutaire wijze tot verenigingsbestuurder benoemde is verplicht, het bestuurslidmaatschap te aanvaarden. Hij kan echter te allen tijde als zodanig aftreden. Hij is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn stem; ieder bestuurslid heeft één stem. Het stemrecht mag niet door middel van een gemachtigde worden uitgeoefend. Ieder jaar treden maximaal drie bestuursleden af volgens een op te maken rooster, waarbij de volgorde zoveel mogelijk wordt bepaald naar die van toetreding als zodanig. Ook treden jaarlijks af de in artikel 9 lid 10 van de statuten genoemde adviseurs. De aftredende functionarissen zijn terstond herkiesbaar. De verkiezingen van bestuursleden ter vervanging van de aftredende geschieden in de eerste algemene vergadering, waarin daartoe de mogelijk-heid bestaat. Het bestuurslid, gekozen ter vervulling van een tussentijds ontstane vacature, treedt af op het tijdstip waarop het lid dat hij vervangt, volgens het rooster had moeten aftreden.

Artikel 19.

In de eerste vergadering van het bestuur na de algemene vergadering wordt een vice-voorzitter gekozen. Deze neemt bij ontstentenis van de voorzitter, diens werkzaamheden waar . Bij ontstentenis van de vice-voorzitter of van een ander bestuurslid worden diens werkzaamheden waargenomen door één of meer door het bestuur uit zijn midden gekozen leden. Blijvende- ontstentenis van één of meer bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van het bestuur. Ingeval van blijvende ontstentenis van alle bestuursleden fungeren de aanwezige, laatstelijk reglementair afgetreden bestuursleden als tijdelijk bestuur.

Artikel 20.

Schade aan de vereniging of één van haar bezittingen toegebracht of mede veroorzaakt door een lid, kan door het bestuur geheel of ten dele op dat lid worden verhaald.

Artikel 21.

Het bedrag als bedoeld in artikel 10 lid 3 sub c: van de statuten wordt gesteld op € 10.000,=

 

VERPLICHTINGEN VAN HET BESTUUR

Artikel 22.

Het bestuur is verplicht, op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van:

a. namen en adressen van de in artikel 4 van de statuten bedoelde personen;

b. presentielijsten en notulen van alle algemene vergaderingen en vergaderingen van het bestuur;

c. de bezittingen en schulden van de vereniging. Kleine voorwerpen van geringe waarde, welker gebruik korter dan een jaar pleegt te duren, behoeven daarin niet te worden opgenomen.

Van de onder a bedoelde administratie moet aan ieder lid, die daarom verzoekt, binnen één week inzage worden verstrekt.

 

INKOOPBEVOEGDHEDEN BESTUUR

Artikel 23.

Uitsluitend het bestuur is bevoegd (gezamenlijke bevoegdheid) om financiële verplichtingen uit naam van de vereniging aan te gaan in de vorm het aanvragen van offertes, inkoop van goederen of diensten e.d. Om het inkopen en betalen van operationele noodzakelijkheden zo efficiënt mogelijk te verrichten kan het bestuur deze bevoegdheid per mandaat delegeren. Inkopen tot een bedrag van € 400,00 en vallend binnen de opgestelde begroting mogen door een bestuurslid zelfstandig worden verricht. Uitgaven groter dan € 400,00, of uitgaven die vallen buiten het doel van de opgestelde begroting, dienen binnen de bestuursvergaderingen worden goedgekeurd. Voor bedragen die het gestelde bedrag uit artikel 21 van dit huishoudelijk reglement te boven gaan, dient een goedkeuring vanuit de ledenvergadering plaats te vinden.

 

AANMELDINGSFORMULIER

Artikel 24.

Het aanmelden voor een lidmaatschap verloopt via de website alwaar de verplichte gegevens ingevuld kunnen worden. Voor de procedure voor het opzeggen van het lidmaatschap wordt verwezen naar de website. Opzeggen kan per halfjaar, voor 1 oktober of voor 1 april. Ten aanzien van de contributies vinden geen restituties plaats.

 

SLOTBEPALINGEN

Artikel 25.

Alle leden ontvangen desgewenst van de secretaris één exemplaar van de statuten en van dit reglement, zulks tegen een vergoeding a €25,=

Artikel 26.

Indien een Iid vóór de aanvang van een seizoen schriftelijk verzoekt, onder vermelding van de redenen welke tot het verzoek hebben geleid, dat hij /zij dat gehele seizoen niet kan spelen, kan het bestuur, zulks ter harer beoordeling, dat lid vrijstellen van de verplichting tot betaling van een (dat) deel van de verschuldigde contributie (als jaarlijks vóór de aanvang van een seizoen door het bestuur is vastgesteld). Bedoeld lid is gedurende dat seizoen niet gerechtigd tot het beoefenen van de tennis sport op het door de vereniging geëxploiteerde tennispark. Indien dat lid tijdens het seizoen alsnog wenst te spelen, is niettemin naar evenredigheid contributie verschuldigd. Indien het bestuur constateert dat een lid vrijgesteld van de betaling van een deel van de contributie als sub a bedoeld, elders de tennissport beoefent, kan het bestuur, heroverwegend de redenen welke tot het verzoek hebben geleid, alsnog overgaan tot het opleggen en invorderen van de gehele contributie.

Artikel 27.

Aldus vastgesteld door de algemene vergadering op 17 mei 2016